今更ながらエバーノートを大整理しました。

思いつきのメモ、Web系のtipsやクリップ、Twitterのログを片っ端から集約すること4年余り。ノートの総数は2500枚を超えました。
気が向いた時にノートブックを作っては分類をしてー、と簡易な整理は続けていたのですが、会社で他の方のEvernoteを見させていただいたときに「これはいかん」と思い立ったが吉日だったわけです。
何が悪いかというと、

・効率低下
  ・ノートブックを細分化し過ぎていて分類するだけで疲れる
  ・そのわりに探しにくく、貯めたデータを探るより新たにググった方が早い
  ・ゴミ箱に300件くらい溜まってる
  ・行き場のないノートが未分類ボックスに溢れてる
・柔軟性の欠如
  ・趣味の傾向が変わったとき、全ノートブックをリネームする必要が出る
  ・タグがまるで機能していない
・利点を生かせない
  ・スマホからデータにアクセスじづらい

この反省を踏まえつつ、随所で先人の知恵として紹介されているエバーノートの整理術を参考に、自分なりに再構築したものがこちら。

evernote-notebooks
evernote-tags
evernote-shortcut

ボクが今回の大整理で念頭に置いたのは、ノートブックとタグの使い分け。
ノートはひとつのノートブックにのみ入れることができて、複数のタグを付けられる。
この特性を有効に使えば、情報をまとめやすく、取り出すことも容易になります。

大雑把な分類をノートブックに委ねる

ボクのノートブックは、大きく7項目に分かれています。

・ 100 GENERAL 日常生活で使うメモ(水道や電気の連絡先や、最寄りスーパーのチェックリストなど)
・ 200 HOBBY 趣味について調べたり思ったことをまとめたメモ
・ 300 (創作ジャンル1) 創作活動用のメモ1
・ 400 (創作ジャンル2) 創作活動用のメモ2
・ 500 INTEREST 興味をもった記事や、自己啓発系のストック
・ 600 WEB/DESIGN/TECHNIC スニペットやチュートリアルを溜めるところ
・ 900 STOCK その他アーカイブ

ノートブックの名前の頭には3桁の数字を振っています。これは名前順で並び替えがされても予め設定した通りの順番に表示させるためのちょっとしたテクニック。プルダウンでノートを選択する際などに探しやすくてオススメです。
ノートブックはそれぞれ子孫ノートブックを1階層持っていて、少しだけ詳しくノートを分類しています。創作(制作)のメモは進行中未着手完了の3つに分けると俯瞰しやすくなります。

☆細かなジャンルはタグで分ける

ノートブックでおおまかに分類したら、次はタグの出番です。
前述のとおりタグは複数設定ができるので、関連するキーワードをつけていきます。このとき日本語でタグを作ると入力後に変換する手間が生じて面倒くさいので、シンプルな英単語で統一しています。2文字も打てばタグ付けが終わるスピード感。

そうしてできたタグには親子関係をつけてリストを見やすく整理します。エバーノートの変な癖として、親のタグも子のタグも記事に充てられることが挙げられます。
せっかく細分化するためにタグを使うのに、大カテゴリである親タグを充ててしまうと意図に矛盾が生じるので、親タグは記事につけないようにしたいです。
でも英単語のまま親を作ると誤って指定しかねないので、識別子としてタグ名の頭に「#」をつけることにしました。これなら名前順でソートがかかっても親が一箇所に集まるし、間違えて指定することもありません。
ちなみにタグは親、子、孫、ひ孫…と階層を作ることができます。あまり深く下げても一覧性が悪くなるので3階層にとどめて、一番大きな親には「##」、次に大きな親には「#」をつけて管理しています。
※親タグには日本語を使ってもOK!

☆ショートカットリンクはノートPCとスマホ用

デスクトップは画面が広いのでノートブックのリストをサイドバーに表示してもなんら苦にならないのですが、ノートやスマホの画面だとスクロールが増えて億劫です。頻繁に使うものとそうでないものは自然と分かれてくるので、必要な物だけをまとめたショートカットを作ります。
利用頻度の高いノートブックやタグの他にも、出先でさっと引き出したい情報のあるノートブックを登録しておくと超絶便利です。

☆おまけ:「とりあえずここに入れる箱」は使える

親子関係を持たない単独のノートブック、「000 INBOX」をデフォルトの登録先に設定しています。
パッと思い浮かんだアイデアをガツガツと書き込みたい時や、あとで確認したらすぐに消しても構わないようなものを、一旦受け止めておくためのいわばテンポラリフォルダです。
あとで行方不明になるリスクが減らせて、このノートブックに記事が溜まってきたら整理をサボっているという証明にもなるので、次の整理整頓を行う時期の目安にもなります。


[amazonjs asin=”B00ANY8IZC” locale=”JP” tmpl=”Small” title=”コクヨ Evernote連動ツインリングノートCamiApp FastEver Edition 緑 B罫 A6 2冊セット ス-TCAEN92B-GX2″]


いかがだったでしょうか。
Evernoteにはまだまだたくさんの機能が用意されていますが、まずはこの辺りを抑えれば情報が散らばってしまう自体は避けられるのではないかなとおもいます。
しばらくはこれで運用して、いつかくる「収拾がつかなくなった未来」のときに新しい運用方法を共有したいですね。